Effectief communiceren

We doen het elke dag, de hele dag. Logisch natuurlijk, anders krijg je niets gedaan. Maar communiceren we wel altijd bewust? En effectief? Veelal wel, maar ook vaak genoeg nog niet. Bij de teams die ik coach, zie ik vaak dat het juist op dit gebied misgaat.

Een klein theoretisch kader. Er zijn vier niveaus van communiceren:

1.    Inhoud – Het gespreksonderwerp, belangrijk is dat iedereen weet wat het onderwerp van gesprek is en dat niemand afdwaalt.

2.    Proces – Hoe gaan we het onderwerp bespreken. Hierbij is het belangrijk dat iedereen weet hoe er met het onderwerp wordt omgegaan. Is er bijvoorbeeld een agenda? Hoe wordt de besluitvorming gedaan? 

3.    Interactie – Hoe gaan we met elkaar om, hoe is de sfeer en is er respect voor elkaar? Een onderwerp waar zelden in het team over wordt gesproken, maar onbewust wel aanwezig is.

4.    Gevoel – Ieders eigen gevoel. Vaak ook geen onderwerp van gesprek, maar wel heel bepalend in hoe een gesprek of vergadering verloopt.

Deze niveaus zijn altijd aanwezig, maar dus lang niet altijd bewust. Toch beïnvloeden ze elkaar wel en kan je door het goed inzetten van de verschillende niveaus een gesprek richting geven. 

Waarom gaat het dan toch vaak fout? De focus ligt meestal op de inhoud, al komen we vaak niet tot een beslissing omdat we vergeten het over het proces te hebben. Of kan jij zelf je mening niet geven, omdat je het gevoel krijgt niet serieus genomen te worden waardoor je dicht klapt. Of is er binnen het team weinig respect voor elkaar, waardoor men elkaar niet laat uitpraten. Allemaal zaken waardoor communicatie niet altijd even soepel verloopt.

Bravery at work, effectief communiceren

Is hier iets aan te doen? Natuurlijk! Het begint al bij het feit dat je je bewust bent van de vier verschillende niveaus. En deze ook bewust inzet, enkele tips:

o  Zorg dat de inhoud voor iedereen duidelijk is.

o  Maak een agenda, deel deze met iedereen.

o  Spreek met elkaar af hoe je tot een beslissing komt.

o  Laat elkaar uitspreken.

o  Zorg dat iedereen aan het woord komt.

Vraag je je af hoe jullie communiceren in je team? Ik kom graag eens bij je kijken. Elke maand geef ik namelijk twee gratis observatiesessies weg. Tijdens deze sessie kijk ik met het team mee, waarna ik mijn observatie zal delen. Dit laatste doe ik het liefst in de vorm van een korte workshop. Aanmelden kan via een opmerking onder dit bericht, of stuur een email naar post@braveryatwork.com.

Teamwork

Bravery at work, , teamcoaching.

Het klinkt zo makkelijk, maar is dit het ook echt? Ik denk van niet, tenminste niet als je als team echt succesvol wilt zijn. De reden om in een team te werken is dat het resultaat van het team groter moet zijn, dan alle individuele prestaties bij elkaar opgeteld. Anders kan je namelijk net zo goed als individu verder gaan.

Er wordt veel door elkaar gepraat.

Standpunten worden vaak herhaalt.

De eerste reactie is vaak“Ja, maar”.

Er wordt meer over elkaar gesproken, dan met elkaar.

Binnen het team zijn bondjes gevormd.

Dit zijn allemaal aanwijzingen dat het team niet optimaal functioneert en het resultaat van het team dus niet de individuele resultaten zal overstijgen. Tijd voor actie, maar hoe dan?

1.    Pak allereerst maar één uitdaging per keer aan. Veranderen is een marathon, geen sprint. 

2.    Zorg dat je drie concrete voorbeelden van het gedrag, dat je wilt veranderen, kan benoemen. Komt dit gedrag, in korte tijd, niet zo vaak voor? Vraag je dan af of het de moeite van het veranderen waard is.

3.    Benoem de voorbeelden en vraag of het team zich hierin herkent. Je begint bijvoorbeeld met de zin; “Team, ik wil graag iets zeggen. Het valt mij op dat …”.

4.    Als het team dit herkent, maak dan afspraken met elkaar over hoe je dit in de toekomst wilt gaan voorkomen. Zorg ervoor dat deze afspraak concreet is. Bijvoorbeeld; per direct zorgen wij dat er slechts een persoon aan het woord is en wachten wij tot deze persoon is uitgesproken.

5.    Spreek teamleden erop aan als er van de afspraak wordt afgeweken.

6.    Herkent het team zich niet in je observatie? Laat het dan rusten. Als het team zich er niet in herkent, zien zij ook geen reden om te veranderen. Probeer het dan op een later moment nog een keer.

Herken je iets in bovenstaande? En vind je het spannend om zelf de eerste stap te zetten? Ik kan je hier prima bij helpen. Maak nu kans op een gratis observatiesessie. Tijdens deze sessie observeer ik het team (bijvoorbeeld tijdens een teamoverleg), waarna ik mijn observatie zal delen. Dit laatste kan zowel aan het gehele team als alleen aan de leidinggevende of opdrachtgever. Meld je middels dit formulier aan, ik geef twee sessies per maand weg.